Kiểm
tra nhân sự thường xuyên: Không phải để lên lương
Các cơ quan thường mải lo chạy theo các chỉ tiêu kinh doanh mà quên đi việc
đánh giá kết quả làm việc của nhân sự thường xuyên và định kỳ trong năm. Họ chỉ
làm điều đó một lần vào dịp cuối năm, khi kết quả kiểm tra được xem là căn cứ để
xác định các khoản tiền thưởng và đề bạt thăng tiến cho nhân sự.
Tuy nhiên, các chuyên gia quản trị
nguồn nhân công khuyên rằng
việc kiểm tra nhân viên cần phải được tiến hành thường xuyên trong năm, hoặc ít
ra là hai lần một năm vào thời khắc giữa và cuối năm. Dưới đây là lời khuyên của
các chuyên gia giúp công ty đạt hiệu quả cao trong quá trình đánh giá nhân viên
thường xuyên trong năm.
1. Tách biệt việc đánh giá nhằm mục đích phát triển nghề nghiệp chuyên môn
với việc đánh giá để xét
tăng
lương hay khen thưởng.
Một trong những lý do to nhất mà cơ
quan nên thực hiện những đợt đánh giá nhân viên thường xuyên trong năm là để
tách biệt việc kiểm tra nhằm mục đích tăng lương hay thưởng và việc đánh giá để
giúp viên chức phát triển nghề nghiệp chuyên môn.
“Các sếp khó có thể đưa ra
những nhận xét, lời khuyên cho viên chức để họ hoàn thiện nghề nghiệp chuyên môn
nếu đồng thời bàn đến chuyện tiền thưởng trong một cuộc luận bàn đánh giá.
Lý do là họ sẽ bị chi phối bởi các ích lợi vật chất, từ đó không cởi mở và có
khuynh hướng tìm cách bảo vệ bản thân”, Michael Beer, chủ tịch của TruePoint,
một đơn vị tư vấn quản lý, song song là giáo sư danh dự khoa quản lý kinh doanh
tại Trường Kinh doanh Harvard, giải thích.
Beer khuyên rằng, sếp và nhân sự
nên xem một cuộc thảo luận đánh giá nhân sự vì mục đích phát triển nghề nghiệp
chuyên môn là một thời cơ để giải quyết vấn đề. Không nên bàn về các kết quả,
thành tích cụ thể lúc này mà hãy để lại những vấn đề này vào đợt đánh giá cuối
năm, khi những con số sẽ là căn cứ để xác định các mức thưởng.
Mục tiêu
chính của những lần đánh giá thường xuyên trong năm là tạo ra một cuộc đối thoại
giữa sếp và viên chức để rút ra những điểm nhân viên cần hoàn thiện và những
điều mà sếp cần hỗ trợ thêm cho họ.
2. Chân thực.
Điều này nghe có vẻ
rất hiển nhiên, nhưng một số chuyên gia về quản trị
nhân viên cho
rằng một trong những sai trái to nhất mà các sếp thường gặp phải khi đánh giá
nhân sự là đưa ra các phản hồi không trung thực để tránh sự đối mặt từ nhân
viên.
Điều này chẳng những không giúp nhân viên cải thiện thành tích của
họ mà còn gây khó khăn cho đơn vị khi phải thuyên chuyển công việc hay sa thải
nhân sự sau này vì không tìm được những lý do chính đáng.
Cuộc đàm đạo
trong khuôn khổ đánh giá nhân sự cần phải được thực hành một cách trung thực,
cởi mở. Sếp cần tạo điều kiện cho viên chức đưa ra phản hồi đối với các nhận
xét, đánh giá của mình. “Tụ họp vào các vấn đề chứ không phải vào cá nhân”, các
chuyên gia khuyên.
3. Không nên sử dụng các mẫu kiểm tra.
Nhiều nhà quản trị chỉ thực hiện
đánh giá nhân sự một cách qua loa dựa trên các mẫu biểu kiểm tra in sẵn và cho
điểm một cách máy móc.
Beer cho rằng đây là cách đánh giá nhân viên kém hiệu
quả nhất vì nó không mở ra một cuộc bàn thảo, bàn thảo trực tiếp giữa sếp và
viên chức.
Điều quan yếu nhất không phải là đẳng cấp mà sếp gán cho nhân
sự, cũng không phải là mẫu kiểm tra mà sếp đang cố gắng điền đủ các đề mục chỉ
để hoàn thành nghĩa vụ với doanh nghiệp.
Thay vào đó, hãy tiến hành các
cuộc bàn bạc mở, tạo điều kiện để viên chức có thể tham gia cùng sếp giải quyết
các vấn đề”, Beer khuyên.
Sếp có thể tổ chức một cuộc họp với nhân sự mà
không cần nhìn đến mẫu đánh giá. Chỉ khi đã đàm đạo xong với viên chức thì mới
nên điền các nhận xét hoặc cho điểm vào mẫu này.
Nên tụ hợp đàm luận về
thành tích làm việc của viên chức trong những tháng qua, những khó khăn, thử
thách mà họ đang gặp phải và cách họ giải quyết vấn đề. Sau đó, sếp có thể gợi ý
để giúp các viên chức tự rút ra những cách hoàn thiện và phát triển nghề nghiệp
chuyên môn của họ.
4. Chuyển cho viên chức xem lại bản kiểm tra.
Một
trong những cách tốt nhất để có một đợt đánh giá cởi mở và thành công là chuyển
cho nhân sự xem lại các nhận xét, đánh giá trước khi sếp gửi bản đánh giá cho
phòng ban
nhân
viên hoặc các cấp quản trị thúc đẩy.
Lalcone cho rằng cách
tốt nhất để cổ vũ nhân sự là để cho họ tự kiểm tra kết quả công tác của mình.
Falcone khuyên các nhà quản trị nên đề nghị nhân viên giải đáp ba câu hỏi của
mình trước một cuộc trao đổi đánh giá:
“Anh/chị đang làm việc như thế nào?”,
“Ở cương vị của một người quản trị trực tiếp, tôi có thể làm gì để giúp anh/chị
phát triển các kỹ năng của mình?” và “mục tiêu của anh/chị trong năm tới là gì?
Những kết quả có thể đo lường được của những mục tiêu này là gì?”.
Thực tế
cho thấy, khoảng 70% viên chức sẽ có thể giải đáp tốt những câu hỏi trên, trong
khi có khoảng 10% không trả lời được gì. Falcone cho rằng 20% còn lại thường là
những nhân sự đang có động cơ và thành tích làm việc rất tốt nên không có nhiều
ý kiến. Đối với nhóm này, đơn vị cần phải có những chính sách để nâng cao sự gắn
bó của họ.
5. Chuẩn bị kỹ.
Sharon Armstrong, tác giả của cuốn The
Essential Performance Review Handbook (trợ thời dịch): Cẩm nang kiểm tra nhân
sự) cho rằng để đánh giá viên chức đạt hiệu quả và có độ tin cậy cao, điều quan
yếu là sếp cần phải thu thập nhiều ví dụ cụ thể về hành vi tích cực cũng như
những mặt cần cải thiện và đưa ra những thông báo, nhận xét từ các nguồn khách
quan nhất. Điều này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ trước khi bước vào buổi họp với nhân
viên.
“Những thông báo, chứng cứ cụ thể và khách quan sẽ giúp sếp chứng
minh sự quan tâm, kiểm tra cao của mình dành cho nhân viên và từ đó tăng tính
thuyết phục đối với những nhận xét mà mình đưa ra”, Amstrong giảng giải.
Theo: inc
Khắc phục tình trạng nhân sự Đứng núi này trông núi nọ
(HR) ngày nay, trong điều kiện hà khắc của thương trường, cạnh tranh về nguồn
nhân lực luôn là vấn đề nóng bỏng tại các doanh nghiệp tầm cỡ trên thế giới. Và
bởi vậy, để thu hút anh tài, các đơn vị không ngừng hoàn thiện chính sách phát
triển nguồn nhân công mà theo đó, mức lương thưởng cùng nhiều chế độ đãi ngộ
khác luôn được lãnh đạo các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Quản lý
nhân
sự là một khoa học về quản trị con người bao gồm nhiều khía cạnh:
chấm công, tính lương, sàng lọc, tuyển dụng viên chức, huấn luyện , tập
huấn, đánh giá công việc của viên chức, soạn thảo các chính sách lương thưởng,
các chế độ đãi ngộ lao động… Nhưng một trong những vấn đề quan yếu nhất mà các
chuyên gia
quản trị nhân sự không thể
bỏ qua là việc hoạch định và thực hành các chiến lược phát triển nguồn nhân
công, thu hút anh tài về làm việc cho doanh nghiệp song song không để họ canh
cánh với tâm lý “đứng núi này trông núi nọ”.
Chắc sẽ không ít người cho đây là một công việc khó khăn và dễ gây nhàm chán.
Ngoài ra, trong thời đại nền kinh tế tri thức, vai trò của chuyên viên
quản
lý nhân viên đã trở thành khôn cùng quan yếu. Nhiều doanh nghiệp
đã nhận thức được tầm quan yếu của nguồn nhân công, bởi nhân viên chính là tài
sản, huyết mạch của đơn vị. John Spack, một
chuyên gia nhân
viên cấp cao của Nissan cho biết: “Chúng tôi luôn tâm niệm rằng một
viên chức có ý thức nghĩa vụ và luôn cống hiến cho Nissan có thể đáng giá bằng
10 nhân viên có năng lực nhưng không gắn bó với chúng tôi. Từ đó, trong công tác
nhân sự, chúng tôi luôn chú trọng việc làm thế nào để thu hút và giữ chân người
giỏi. Người làm công việc viên chức không chỉ làm các công tác đơn thuần như
chấm công, lập
bảng
lương, gạn lọc và tuyển chọn nhân sự mới, mua bảo hiểm cho người
cần lao, đăng ký cần lao…mà đòi hỏi họ phải có một cái nhìn tổng quát trong
chiến lược phát triển nguồn nhân công và tạo sự gắn bó giữa nhân sự với cơ quan.
Họ phải có một tri thức tổng quát không chỉ về lĩnh vực nhân viên mà còn phải có
tri thức tốt về các ngành và lĩnh vực thúc đẩy như tâm lý, quản lý đơn vị,
luật…để có thể đảm đương tốt vai trò của mình trong chiến lược phát triển nguồn
nhân lực của doanh nghiệp”.
Hãy quan tâm đến viên chức ngay ngày trước tiên nhận việc
Nhiều người cho rằng, ngày đầu viên chức đến làm việc, trưởng
phòng
viên chức chỉ cần dắt một vòng giới thiệu với các bộ phận trong
cơ quan. Tại nhiều công ty, ngay ngày trước nhất đến công sở, nhân viên mới vẫn
thường được “nhét” trợ thời vào một chỗ trống nào đó, còn phòng tổ chức hành
chính lúc đó mới lo tìm chỗ ngồi chính thức, đặt mua máy vi tính, văn phòng
phẩm… Đó là cách làm không chuyên nghiệp.
Theo Mary Spencer, cán bộ
cáng
đáng viên chức một đơn vị thuộc tập đoàn đa nhà nước chuyên về dịch
vụ tham mưu và phát triển nguồn nhân công tại Anh, việc đón nhân viên mới vào
công ty là một công tác quan trọng. “Tôi có nghiên cứu một số tài liệu ,
trong đó nói rằng, ấn tượng tốt đẹp trong ngày trước nhất làm việc sẽ là một
trong những yếu tố giữ chân nhân sự lại với công ty sau này. Và việc chuẩn bị
đón viên chức một cách chu đáo sẽ thôi thúc họ cố gắng hết mình để bắt kịp tính
chuyên nghiệp của doanh nghiệp”, Mary cho biết.
Do nhu cầu công việc nên hằng năm công ty của Mary luôn nhận nhân viên mới.
Ngay khi có lời công nhận đến làm việc của người được mời, bộ phận viên chức bắt
tay vào chuẩn bị mọi thứ, từ việc sắp đặt chỗ ngồi, trang bị đủ các đồ dùng văn
phòng cấp thiết, in danh thiếp, mở sẵn địa chỉ hòm thư… Đối với người mới vào
làm ở cấp phó phòng trở lên thì
phòng
viên chức chuẩn bị thêm điện thoại di động, đặt sẵn điện thoại
bàn.
Vào buổi sáng đầu tiên nhân viên mới đến cơ quan, trên bàn làm việc của họ đã
có một lá thư chào mừng của tổng giám đốc, trong đó có đề cập đến tôn chỉ mục
đích của công ty, các quyền lợi cũng như những triển vọng mà nhân sự có được khi
làm việc
tại
đây. Họ được phổ quát nội quy, quy định của đơn vị cũng như các chỉ
dẫn khác. “Một khi đã cương trực chỉ cho nhân sự biết điều gì họ được khuyến
khích làm, điều gì không nên làm ngay từ buổi đầu tiên, bạn sẽ thấy rằng việc
quản lý sau này trở nên nhẹ nhàng và thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp và người
lao động”, Mary phân tích.
Để nhân viên biết rõ công tác của mình
Các nhà
quản
lý nhân viên nên phối hợp với ban giám đốc cũng như các phòng ban
khác trong việc xác định mục tiêu làm việc cho từng người đồng thời nên cho họ
biết kiểm tra của bạn về chất lượng công việc mà họ đang thực hành. Hãy để cho
họ biết, nếu họ làm việc tốt, họ đáng được khen ngợi hoặc được coi xét chuyện
tăng lương, thưởng hoặc thăng tiến nghề nghiệp.
Bạn cũng đừng quá khắt khe
trong việc kiểm soát công tác của họ. Hãy để họ làm việc theo phong cách riêng
của mình, miễn là mục tiêu rút cục mà bạn cần, họ phải thực hiện và đạt
được.
Hãy biểu lộ sự quan hoài của bạn đối với nhân viên
Trong quản lý viên chức, việc đối xử, quan hoài đến nhân sự là rất quan
trọng. Một nhà quản lý giỏi phải biết phát huy hết năng lực và sự nhiệt trình
trong công tác của các viên chức. Bên cạnh các kỹ năng chuyên môn, nhà quản lý
cần có uy tín trong việc thu phục nhân tâm song song biết đồng cảm với nhân viên
và nắm bắt tâm lý của họ.
Nhà quản lý nhân sự cần thường xuyên
tham khảo quan điểm của
nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc, san sớt
những thông báo kinh doanh với nhóm để nhân viên thấy được mối tác động giữa
công việc họ đang làm và kết quả mà đơn vị đang đạt được. Có như vậy, các nhân
sự sẽ cảm thấy mình được coi trọng, cảm thấy trong sự phát triển của doanh
nghiệp luôn có phần đóng góp nào đó của mình.
Bên cạnh sự quan hoài, coi trọng nhân viên, nhà quản lý nhân sự nên tổ chức
những hoạt động mang thuộc tính vui chơi, giải trí tại doanh nghiệp để đánh dấu
những dịp đặt biệt và cố gắng tạo ra một môi trường thân thiện để mọi người có
thể cười vui trong văn phòng cũng như dành thời gian để tìm hiểu một chút về gia
đình và cuộc sống riêng tây của họ.
Các chuyên gia nhân viên hiểu rõ chừng độ quan trọng của nguồn nhân lực trong
hoạt động của cơ quan, thành ra, một công ty không thể phát triển chiến lược
nguồn nhân lực nếu mà thiếu những chuyên viên nhân sự giỏi. Và không chỉ riêng
những người làm công việc
viên
chức mới cần trang bị các tri thức và kỹ năng quản lý cần thiết,
những người làm công tác quản trị khái quát, trưởng phòng ban các phòng ban vẫn
phải làm công tác nhân viên trong phạm vi quản lý của họ để liên quan,
tạo
động lực cho các nhân sự cấp dưới cùng đạt được mục đích chung
Quantri.Vn